Toespraak houden? Voorkom ruis op de lijn!

De basis van communicatie is het overbrengen van een boodschap van de een naar de ander. Graag zo snel, helder en storingsvrij mogelijk. Zeker in crisiscommunicatie is dat essentieel. Bijvoorbeeld bij het houden van een toespraak. Of een persconferentie. Waar communicatie vaak een wisselwerking is, is het hier vooral eenrichtingsverkeer. Ruis op de lijn is dan het laatste wat je wil. We geven je wat tips waarmee je zorgt dat je niet méér verwarring zaait dan je probeert weg te nemen.

De persconferentie van de regering van maandag 23 maart, is een voorbeeld waarbij het niet helemaal optimaal was. Premier Rutte, en de ministers Grapperhaus, De Jonge en Van Rijn hadden ieder veel te vertellen. Maar na afloop van de persconferentie bleven veel Nederlanders vooral met vragen zitten. Hoe komt dat?

Laten we vooropstellen dat premier Rutte inmiddels zelf ook heeft aangegeven dat het een warrige persconferentie was. En dat kunnen we ze ook wellicht niet kwalijk nemen in deze tijd, waarin ze dag en nacht met corona bezig zijn. De premier en ministers zijn autoriteiten op hun gebied. En voor wat ze in deze tijd allemaal doen kunnen we alleen maar bewondering hebben. Maar juist nu is duidelijkheid absolute noodzaak, en dat maakt het zinvol om toch te kijken naar wat er misging. En daar lering uit te trekken.

Ruis door haastige spoed

Na een langdurig overleg, meteen door naar een persconferentie. Dat is wat de crisis nu vraagt van de overheid, Maar of het ook altijd verstandig is, is een tweede. Zeker als er veel besproken en besloten is, zoals op 23 maart. Iets meer voorbereidingstijd had hét verschil kunnen maken. Iets meer tijd om af te stemmen wie precies wat gaat vertellen. En om te polsen of iedere spreker zijn of haar feiten op een rijtje heeft. Die tijd was er 23 maart waarschijnlijk niet. Want het Nederlandse volk wachtte met smart op wat er gemeld zou gaan worden. Maar ook zij horen het ongetwijfeld liever iets later, en dan in één keer duidelijk. Bezin dus voor je begint. Neem die extra tijd.

Ruis door te veel informatie

Er is al veel over gesproken, maar ook de hoeveelheid aan maatregelen maakte dat het maar moeilijk beklijfde. Vier sprekers, met deels overlap, deels nieuwe informatie. Data die voor het één wel gelden en voor het andere niet. Maatregelen op veel gebieden, en op sommige gebieden juist nog niet. Het is logisch dat je niet voor elk onderwerp een eigen persconferentie inlast, maar de hoeveelheid informatie vormde in dit geval wel een probleem. Bij deze persconferentie ontkwamen ze er waarschijnlijk niet aan, want je kunt niet zomaar maatregelen onbenoemd laten. Maar bij veel persconferenties geldt wel: maak keuzes in de onderwerpen waarover je gaat vertellen. En zorg dat je antwoorden paraat hebt op eventuele vragen over andere onderwerpen.

Ruis door dubbelzinnigheid

Veel boodschappen van de persconferentie zijn op meerdere manieren uit te leggen. Daardoor zijn ze dubbelzinnig en niet helder. Zoals het verbod op bijeenkomsten tot 1 juni. Want een bijeenkomst kan bijvoorbeeld een evenement zijn, maar ook gewoonweg het bij elkaar komen van mensen. Een samenkomst, valt de verjaardag van je kind daar dan ook onder? En samenwerken met collega’s? Wat bedoelen ze nou? Minister Grapperhaus leek het zelf ook niet precies te weten en dat maakte het lastig. Ook dat komt door een stukje overgehaastheid. Nog maar vlak van tevoren waren besluiten genomen. En veel maatregelen waren alleen nog maar in potlood opgetekend en nog niet in cement gegoten. Dat is de dagen erna pas gedaan. In dat geval is het advies: vertel alleen wat je al wél zeker weet – en zelf ook helder weet te formuleren. Geef daarnaast duidelijk aan wat in de komende dagen nog verder geconcretiseerd wordt.

Ruisloos door Voorbereiding – Keuzes – Duidelijkheid

Samenvattend: sta je op het punt een persconferentie te geven, een zaal toe te spreken of een video op te nemen? Neem dan de tijd – ook al is die er misschien niet – om voor te bereiden. Kies heldere onderwerpen. Verzeker jezelf ervan dat wát je gaat vertellen duidelijk is. Toets het bijvoorbeeld bij iemand in je organisatie, die nog blanco is en zonder voorkennis. Want met je toespraak wil je vooral zorgen voor rust en vertrouwen bij je ontvangers. En juist niet voor extra onrust.