Online in contact blijven bij crisiscommunicatie

In tijden van crisis heeft het crisiscommunicatieteam een centrale rol. Tijdens een crisisoefening zit het team vaak bij elkaar. En als er écht een crisis is, bij voorkeur ook. Maar de huidige coronacrisis maakt dat veel lastiger. Je mensen zitten thuis. Oftewel je team is verspreid. Contact houden is daardoor ingewikkelder. Je kunt wel constant met elkaar aan de telefoon gaan hangen, maar dan ben je tegelijkertijd via andere kanalen minder bereikbaar. Ook kun je dan minder goed multitasken.

Je zal in deze crisis daarom met je team, net zoals elke organisatie, ‘remote’ moeten gaan werken. Op afstand, maar toch met elkaar verbonden. Enkele handige online (gratis!) toepassingen helpen daarbij:

Gebruik een chatkanaal

Natuurlijk kun je WhatsApp gebruiken, maar binnen WhatsApp is het moeilijker om bestanden te delen of terug te vinden. Een betere optie is dan bijvoorbeeld Slack. Of Microsoft Teams. Je kunt hierin (afgesloten) kanalen maken, zodat je bepaalde berichten goed binnen je team kunt verdelen. En door je kanalen heen zoeken, naar dat ene bericht of dat ene bestand, is heel eenvoudig.

Houd actielijsten bij

Niets is zo belangrijk als goed overzicht behouden. Overzicht in de ‘to-do’s’ en in welke fase de uitvoer van bepaalde activiteiten zich bevindt. Strak projectmanagement dus. Trello is hiervoor bijvoorbeeld heel handig. Je kunt meerdere borden en lijsten met taken aanmaken. Een taak kan je ook verslepen tussen lijsten en borden, zodat je met een kanban-flow de taak van ‘to-do’ naar ‘bezig’ naar ‘done’ versleept. Het hele team is zo altijd op de hoogte van de status.

Deel documenten

Waar Trello handig is voor eenvoudige taakoverzichten, heb je misschien meer nodig om alle documenten, taken en planning bij te houden. Je kan dan eens kijken naar Basecamp. In Basecamp kun je taken toewijzen, planningen toevoegen, memo’s schrijven en discussies met elkaar starten. Vooral voor complexere projecten een must.

Ontmoet elkaar via video

Deze crisis heeft vele organisaties al geleerd dat je veel kan doen via videobellen. Er zijn dure oplossingen, maar ook gratis mogelijkheden als Whereby (gratis tot 4 deelnemers), Zoom en Jitsi. En vergeet het oude vertrouwde Skype niet.

Vergaderen of brainstormen op afstand

Wanneer je moet overleggen met meerdere crisiscommunicatieteams, kan het vinden van een geschikt moment lastig zijn. Je kan dan gebruik maken van Calendey. Of heb je even een whiteboard nodig om te brainstormen, maar zit je niet bij elkaar? Ontmoet elkaar dan via Miro.

Kortom, een goed crisiscommunicatieteam regelt zijn werk ook (deels) vanuit huis. Wij doen dat ook voor ons werk. En inmiddels gebruiken we veel van dit soort onmisbare toepassingen. Mocht je ook aan de slag willen met een online tool en je komt er niet uit? We leggen je graag uit hoe het werkt.